Cómo transformamos su captación digital con un sistema eficiente y medible
Punto de partida: una clínica con alto volumen de leads, pero sin control ni trazabilidad
+65% de incremento en leads cualificados
Reducción del 50% en el coste por lead
Mejora de la eficiencia del equipo de ventas y trazabilidad del lead
Industria
Médico estética
Tecnologías utilizadas
- Hubspot
- Semrush
Servicios
- Inbound marketing
- Automatización del proceso de ventas
Cuando IML, una reconocida clínica médico estética de Madrid, contactó con iberoMEDIA, se encontraba en un momento de crecimiento, pero con importantes desafíos en su sistema de captación digital.
Aunque generaban un volumen considerable de leads —715 en febrero de 2021—, toda su estrategia se apoyaba principalmente en campañas de pago en redes sociales (Facebook e Instagram) y en el tráfico orgánico de su página web. Sin embargo, carecían de un sistema de medición fiable que les permitiera saber:
- Cuántos leads procedían de cada canal.
- Qué retorno de la inversión obtenían.
- Cuál era el coste por lead.
Además, no contaban con un CRM comercial. Utilizaban un software clínico con un campo genérico sobre la “procedencia del paciente”, donde se marcaban opciones como “Google”, “Facebook” o “Internet”. Esta clasificación no permitía identificar si el paciente había llegado por una campaña, por SEO, por una recomendación o por otra vía, lo que hacía imposible extraer conclusiones estratégicas.
Por si fuera poco, la gestión de los leads era completamente manual:
- Los formularios de contacto (tanto de la web como de redes sociales) se enviaban a una cuenta de correo.
- Una única persona (la directora) redistribuía los contactos entre 15 asesoras comerciales, en función del interés aparente.
- No existía feedback sobre la evolución de cada lead, ni un sistema para hacer seguimiento estructurado.
- Los recordatorios para llamar se organizaban con posits.
En paralelo, los únicos leads que recibían algún tipo de automatización eran aquellos que aceptaban recibir comunicaciones. En esos casos, se les enviaba una newsletter puntual (a través de Mailchimp), relacionada con el tratamiento sobre el que habían mostrado interés.
IML necesitaba un cambio urgente: profesionalizar su sistema de captación, mejorar la trazabilidad y optimizar su inversión digital.
SOLUCIÓN 1
Implantación de HubSpot Pro para Marketing y Ventas
Una nueva columna vertebral digital para captar, gestionar y convertir leads de forma eficiente
Uno de los primeros y más decisivos pasos en la transformación de IML fue la implantación de HubSpot Pro, una solución CRM que permitió centralizar toda la información de marketing y ventas, automatizar procesos clave y, sobre todo, recuperar el control sobre la trazabilidad de cada lead.
¿Qué hicimos?
- Configuramos HubSpot como CRM principal de captación y seguimiento comercial, conectándolo con los formularios de la web, los formularios de Meta Ads y las herramientas de email marketing.
- Diseñamos un sistema de etiquetado automático de leads por canal, campaña y tratamiento de interés, permitiendo saber con exactitud cómo había llegado cada contacto.
- Creamos pipelines personalizados de ventas, adaptados al flujo comercial de una clínica estética: desde el primer contacto, hasta la visita, presupuesto y conversión final.
- Automatizamos la asignación de leads a las asesoras comerciales según disponibilidad, especialización o tipo de tratamiento, eliminando esa carga de trabajo manual de Directora de la clínica.
- Establecimos reglas de SLA (acuerdos de nivel de servicio) para asegurar el contacto rápido con cada lead dentro de las primeras 24h.
- Generamos recordatorios automáticos, tareas y notificaciones, eliminando la dependencia de herramientas informales como los post-its o las bandejas de entrada personales.
- Integramos el envío de comunicaciones automatizadas y segmentadas mediante workflows de email (nurturing según interés, tratamiento o etapa del embudo).
¿Qué mejoró con la implantación de HubSpot?
- Visibilidad total del recorrido de cada lead: por primera vez, IML pudo saber con precisión desde qué canal llegaba un contacto, qué tratamiento le interesaba, y en qué fase del proceso comercial se encontraba.
- Tiempos de respuesta más ágiles: la automatización del reparto de leads eliminó el cuello de botella manual, permitiendo que los contactos fueran atendidos en tiempo récord.
- Más organización, menos esfuerzo manual: se eliminaron procesos repetitivos como el reenvío de correos, la creación de tareas o la segmentación manual.
- Seguimiento 100% trazable: cada llamada, correo, tarea o conversación quedó registrada en la ficha del contacto, lo que facilitó el análisis comercial y la toma de decisiones.
- Automatización inteligente del marketing: los leads recibieron comunicaciones personalizadas y relevantes sin necesidad de intervención manual.
- Medición en tiempo real: gracias a los dashboards y reportes automáticos de HubSpot, IML pudo conocer en todo momento el coste por lead, el rendimiento por canal y la tasa de conversión por tratamiento.
SOLUCIÓN 2
Lead Nurturing automatizado
Convertir el interés en decisión: cómo nutrimos y recuperamos leads con estrategia y tecnología
Uno de los retos principales de IML era el gran número de contactos que mostraban interés pero no llegaban a convertirse en pacientes. Antes de trabajar con iberoMEDIA, no existía ningún sistema de nutrición de leads: si un usuario no aceptaba un presupuesto o no mostraba intención inmediata de compra, simplemente se perdía.
Para resolver esta brecha, implementamos una estrategia de lead nurturing automatizado, dirigida tanto a los nuevos leads como a aquellos que no se habían convertido en su momento.
¿Qué hicimos?
- Captación de leads cualificados mediante suscripción
- Creamos un nuevo formulario de suscripción a newsletter en la web, orientado a captar leads interesados pero no listos para comprar.
- En abril (inicio del proyecto), solo 3 personas rellenaron el formulario. En septiembre, ya eran 800 nuevos suscriptores mensuales.
- Nutrición por especialidad médica
- Los leads recibían una secuencia automatizada de correos (via HubSpot) con contenido adaptado al tratamiento sobre el que habían mostrado interés (depilación láser, varices, medicina estética facial, etc.).
- Esta estrategia de contenido segmentado generó confianza, educación e interés progresivo.
- Rescate de presupuestos no aceptados
-
- Hasta ese momento, los leads que recibían un presupuesto y no lo aceptaban no recibían ningún seguimiento posterior.
- Implementamos secuencias de rescate específicas por especialidad, que se activaban tras un rechazo o inactividad post-presupuesto.
¿Qué beneficios trajo esta estrategia?
- Se aumentó de forma exponencial la base de datos cualificada sin necesidad de inversión extra.
- Se activaron leads inactivos y se convirtió a pacientes que antes se perdían por falta de seguimiento.
- Se amplió la facturación sin incrementar el coste de adquisición.
- Se generó una relación más sólida con el paciente potencial, basada en la confianza y el valor informativo.
Resultados: una estrategia de nutrición que convirtió el “no ahora” en “sí, quiero”
La implementación de una estrategia de lead nurturing y recuperación automatizada permitió a IML maximizar el valor de sus leads y recuperar oportunidades que antes se perdían sin seguimiento.
Impacto directo en cifras
- +24.700% de crecimiento en captación de suscriptores:
De solo 3 formularios de suscripción en abril a 746 leads captados en septiembre mediante el nuevo formulario de newsletter. - Conversión directa de leads informativos en pacientes reales:
Las secuencias automatizadas, personalizadas por especialidad médica, lograron que el 3% de los leads de newsletter se convirtieran en clientes.
Rescate eficaz de leads que antes se perdían:
Los contactos que habían pedido presupuesto pero no aceptaban, y que antes se descartaban, comenzaron a ser trabajados con campañas específicas.
Resultado: una tasa de conversión del 8,38% en leads reactivados, lo que supuso un aumento directo en la facturación de la clínica.
Beneficio
estratégico
- Aprovechamiento total del esfuerzo de captación: cada lead recibido pasaba a formar parte de un sistema inteligente de seguimiento.
- Automatización sin perder personalización: la segmentación por tratamiento permitió mantener un tono médico profesional y específico para cada perfil de paciente.
- Recuperación de ingresos que antes se daban por perdidos: sin coste adicional, simplemente optimizando el valor de cada lead ya generado.
SOLUCIÓN 3
Estrategia SEO para una captación sostenible
Menos dependencia de la publicidad, más pacientes desde Google
Uno de los principales objetivos de IML era reducir su dependencia de las campañas de pago en Facebook e Instagram, que hasta el momento representaban su principal fuente de captación. Para lograrlo, desde iberoMEDIA desarrollamos una estrategia de posicionamiento orgánico (SEO) orientada a visibilidad, autoridad de marca y generación de leads desde buscadores.
¿Qué hicimos?
- Auditoría SEO técnica para mejorar tiempos de carga, estructura web y rastreabilidad.
- Optimización de contenidos y metadatos en las páginas de especialidad (láser, estética facial, capilar, etc.).
- Estrategia de contenidos para el blog, orientada a captar búsquedas informativas de pacientes potenciales.
- Mejora de la arquitectura de URLs y enlazado interno para facilitar el posicionamiento.
- Optimización de formularios y llamadas a la acción para facilitar la conversión desde tráfico orgánico.
Resultados en tráfico y posicionamiento
La estrategia tuvo un impacto directo en el tráfico a la web y, sobre todo, en la captación orgánica de leads:
- Aumento de usuarios totales dentro de la web: +129,33% mensual
- Aumento de usuarios orgánicos dentro la web: +133,07% mensual
- Aumento Sesiones: +129,06% mensual
- Aumento de páginas vistas: +108,78% mensual
Además, IML alcanzó la primera posición en Google (posición 1 en SERP) para 79 palabras clave estratégicas, muchas de ellas relacionadas con tratamientos de alto valor.
Abril: Comienzo de trabajos con iberoMEDIA
Impacto directo en captación de leads
Gracias al tráfico cualificado procedente de buscadores, los formularios de contacto de la web registraron un crecimiento exponencial:
- Formulario de contacto general: de 20 envíos en abril a 264 en octubre. (+1220%)
- Formulario del blog: de 5 a 165 envíos mensuales. (3200%)
- Formulario de diagnóstico online: de 30 a 290 envíos. (866,67%)
Este crecimiento orgánico permitió a IML captar cientos de leads adicionales cada mes sin depender exclusivamente de inversión publicitaria, reduciendo el coste medio por lead y aumentando la rentabilidad global del canal digital.
Conclusión: De la intuición a la estrategia — cómo IML convirtió el caos en crecimiento medible
Cuando IML llegó a iberoMEDIA, contaba con un gran volumen de leads, pero sin herramientas para gestionarlos, analizarlos o aprovechar todo su potencial. Las decisiones se tomaban a ciegas, los procesos eran manuales y no existía una estrategia digital unificada.
En menos de un año, transformamos su ecosistema digital por completo:
- Implantamos un CRM profesional para ordenar, automatizar y escalar la gestión comercial.
- Diseñamos secuencias de nutrición y rescate que convirtieron leads fríos en pacientes reales.
- Posicionamos a IML como referente en Google, multiplicando su tráfico orgánico y captación sin depender de publicidad.
- Medimos cada clic, cada formulario y cada conversión, para tomar decisiones basadas en datos, no en suposiciones.
El resultado: una clínica que pasó de la reacción a la planificación, con procesos más ágiles, un equipo más eficiente y una estrategia digital sólida que sigue generando resultados a largo plazo.
¿Tú también gestionas una clínica y sientes que podrías estar captando más y mejor?
En iberoMEDIA te ayudamos a:
- Aumentar el número de pacientes sin aumentar tu inversión.
- Organizar tus procesos comerciales y liberarte del caos.
- Saber, por fin, qué funciona y qué no en tu estrategia digital.
Hablemos. El siguiente caso de éxito podría ser el tuyo.