Pipeline de ventas: qué es, etapas y cómo crearlo

El pipeline de ventas es la representación visual de todas las oportunidades comerciales abiertas de tu empresa, ordenadas según la etapa del proceso de venta en la que se encuentran.

Con un vistazo sabes cuántas oportunidades tienes, cuánto valen, en qué punto está cada una y qué probabilidad hay de cerrarlas. Es una de las herramientas más útiles para dirigir un equipo comercial.

Pipeline y embudo no son lo mismo

Se confunden a menudo, pero miran cosas distintas:

• El embudo de ventas muestra el recorrido del cliente: cuántas personas pasan de visitante a contacto, de contacto a oportunidad y de oportunidad a cliente. Es una vista de conversión.
• El pipeline muestra el trabajo del equipo comercial: qué oportunidades concretas hay abiertas ahora mismo y qué hay que hacer con cada una. Es una vista de gestión.

Para qué sirve un pipeline de ventas

• Prever ingresos con datos, no con intuición.
• Priorizar: saber qué oportunidades necesitan atención esta semana.
• Detectar cuellos de botella: si muchas oportunidades se atascan en la misma etapa, ahí hay un problema del proceso.
• Fijar objetivos realistas de actividad para el equipo.
• Saber si necesitas más entrada: si el pipeline no es suficiente para cubrir el objetivo, el problema no está en el cierre, sino en la captación.

Etapas típicas de un pipeline B2B

Cada empresa debe adaptarlas a su proceso, pero un pipeline B2B suele parecerse a este:

1. Primer contacto o reunión agendada. Hay una conversación prevista con alguien que puede comprar.
2. Necesidad confirmada. Tras la reunión, sabes que hay un problema que puedes resolver, presupuesto y una persona que decide.
3. Propuesta enviada. El cliente tiene tu oferta con precio.
4. Negociación. Se ajustan condiciones, alcance o plazos.
5. Ganada o perdida. La oportunidad se cierra en un sentido u otro, y se registra el motivo.

La regla más importante: cada etapa debe tener un criterio de entrada objetivo. «Propuesta enviada» significa que la propuesta está enviada, no que el comercial cree que pronto la enviará.

Cómo crear tu pipeline paso a paso

1. Dibuja tu proceso real de venta, desde el primer contacto hasta la firma. No el ideal: el que ocurre de verdad.
2. Define las etapas y su criterio de entrada, con los pasos que se repiten en todas las ventas.
3. Configúralo en tu CRM. Herramientas como HubSpot permiten crear pipelines con las etapas que definas y moverlas arrastrando cada oportunidad. Si aún no conoces HubSpot, te lo explicamos en para qué sirve HubSpot.
4. Asigna una probabilidad de cierre a cada etapa, basada en tu historial. Si no lo tienes, empieza con una estimación y ajústala cada trimestre.
5. Mantenlo al día. Un pipeline desactualizado es peor que no tener ninguno, porque da una falsa sensación de control.

Métricas que te da el pipeline

• Valor total del pipeline: la suma de todas las oportunidades abiertas.
• Valor ponderado: cada oportunidad multiplicada por la probabilidad de su etapa. Es la base del pronóstico de ventas.
• Tasa de conversión entre etapas: qué porcentaje de oportunidades avanza de una etapa a la siguiente.
• Duración del ciclo de venta: cuánto tarda de media una oportunidad en cerrarse.
• Cobertura: cuántas veces cubre el pipeline tu objetivo de ventas del periodo. En B2B se suele trabajar con una cobertura de tres veces el objetivo o más, dependiendo de tu tasa de cierre.

Ejemplo

Imagina un pipeline con cuatro oportunidades:

El valor total es de 115.000 €, pero el pronóstico ponderado es de 34.000 €. Si el objetivo del trimestre es de 60.000 €, el pipeline dice claramente que hace falta más entrada de oportunidades.

Ese es el verdadero valor del pipeline: te dice con tiempo si el problema está en cerrar o en conseguir conversaciones.